Szolgáltatásaink

Cégünk az alábbi szolgáltatásokkal áll ügyfeleink rendelkezésére:

• iratrendezés,
• irattárolás,
• adathordozó tárolás,
• selejtezés, megsemmisítés,
• iratanyag digitalizálása, elektronikus archiválás,
• adatrögzítés,
• ügyviteli és iratkezelési szaktanácsadás,
• iratkezelési szabályzat és irattári terv készítése,
• archiváló dobozok többféle méretben

Iratrendezés

Az iratanyagok rendezetlen állapota komoly ügyviteli gondokat jelenthet egy cég üzletmenetében. Tapasztalataink alapján nagyobb mennyiségű szakszerűtlenül kezelt és tárolt iratanyag esetén a fontos iratok előkeresése több órát, esetleg több napot vesz igénybe a hasznos munkavégzés rovására. Nem is beszélve arról a lehetőségről, hogy bizonyos iratanyagok akár örökre el is veszhetnek. Az iratanyag rendezésével az irattárolási költségek is drasztikusan csökkenthetők.

Cégünk vállalja iratanyagok különböző szempontok szerinti rendezését. A rendezés során az iratokat ügyfeleink igényei szerint szétválogatjuk, majd a kívánt tárolóba (dosszié, doboz, stb.) helyezzük. A tárolási rend kialakításánál elsődleges szempontnak a gyors és egyszerű visszakereshetőséget, valamint a túltárolás minimalizálását tekintjük. A rendezést követően elkészítjük a számítógépes iratnyilvántartást, amely segítségével az iratanyagok a továbbiakban hatékonyan kereshetők vissza, és követhetővé válik az iratok további mozgása. Rendezett iratanyagok esetén az őrzési idő lejáratát követő selejtezések is hatékonyan és alacsony költséggel elvégezhetők.

Irattárolás

Azoknak a cégeknek, akiknek gondot okoz az irataik tárolása és kezelése, cégünk bérirattározási szolgáltatást tud nyújtani. Az iratok tárolása modern, az irattárolási igényeknek kialakított irattárunkban történik. A nálunk tárolt iratanyagok védelméről fokozottan gondoskodunk. Telephelyünk 24 órás biztonsági őrséggel, külső és belső kamera-rendszerrel védett, az irattár önálló tűz- és betörésjelző riasztó rendszerrel van ellátva. A telephelyre és az irattárba történő belépés szigorú jogosultsági rendszer alapján engedélyezett.

Az irattárunkban lévő iratanyagokat saját fejlesztésű EuroTár© irattári nyilvántartó rendszerünkben tartjuk nyilván, amely teljes körűen támogatja az irattár kezelésével kapcsolatos összes tevékenységet.

Irattárolási szolgáltatásunk kiterjed az iratanyagok szakszerű rendezésére, a jogszabályokban meghatározott őrzési időt követő selejtezésére és bizalmas megsemmisítésére, a folyamatos adatszolgáltatásra hagyományos, illetve elektronikus módon. Igény esetén lebonyolítjuk az arra kijelölt iratanyagok levéltári átadását. Irattárolási szolgáltatásainkat Ügyfeleink szerződésben rögzített jogosultsági rendszer alapján vehetik igénybe.
Vissza az oldal tetejére

Adathordozó tárolás

Tűz és vagyonvédelmi szempontból előírás, hogy a számítástechnikai adathordozókról készített mentéseket az eredeti állományokat tartalmazó rendszertől fizikailag elkülönülő helyen kell tárolni. Az esetek többségében csak így biztosítható az üzletmenet folytonossága esetleges katasztrófa helyzet esetén.

Cégünk biztosítja ezen mentéseket tartalmazó adathordozók 24 órás őrzéssel ellátott telephelyen, 2 órás tűzállóságú tűzbiztos szekrényben történő tárolását. Mágneses adathordozók részére mágneses árnyékolással rendelkező páncélszekrényben való tárolás is tudunk biztosítani.
Vissza az oldal tetejére

Selejtezés, megsemmisítés

Egy cég vagy intézmény működése során felgyülemlett iratokat a tárolási költségek optimalizálása érdekében a törvényben meghatározott őrzési idők lejártát követően selejtezni kell. Cégünk vállalja a cégek és intézmények teljes skálájánál az iratanyagok szakszerű selejtezését. Az iratanyagokat az adott intézménynél érvényben lévő iratkezelési szabályzat és irattári terv alapján selejtezésre előkészítjük, majd a megrendelő jóváhagyását követően az iratokat selejtezzük. A selejtezést levéltárosi végzettségű szakértőink irányításával végezzük. A selejtezésről minden esetben jegyzőkönyvet veszünk fel.

A levéltári törvény alapján a levéltárnak átadandó iratokat levéltári dobozokba helyezzük, és elkészítjük a levéltári átadási jegyzéket. Igény esetén a levéltári átadást és selejtezési jóváhagyást is lebonyolítjuk és jegyzőkönyvezzük.

Iratselejtezést követően vállaljuk a selejtezett iratanyagok szakszerű megsemmisítését. A megsemmisítés az ügyfél által tételesen jóváhagyott selejtezési listák alapján történik. Az iratokat - zárt, környezetbarát technológiával - speciális daráló gépen kb. 2-3 cm-es darabokra aprítjuk. A ledarált papírt, a papírgyártásban újrahasznosítják. A megsemmisítésről szintén minden esetben jegyzőkönyvet veszünk fel.
Vissza az oldal tetejére

Iratanyag digitalizálása, elektronikus archiválás

Elektronikus archiválási szolgáltatásunkat azon ügyfeleink számára ajánljuk, akik üzleti tevékenységük során felgyülemlő nagymennyiségű iratanyagaikat kívánják modern eszközök segítségével hatékonyabban kezelni, és ezeket a feladatokat saját erőforrásból nem tudják megoldani. Az elektronikus archiválást korszerű nagyteljesítményű szkennerekkel végezzük, melyek segítségével a különböző típusú iratok (formanyomtatványok, űrlapok, bizonylatok, vegyes iratok) a megrendelő igényei szerint alakíthatók át elektronikus formátumú dokumentumokká. A visszakereshetőség érdekében a dokumentumokat gondosan meghatározott index adatokkal látjuk el, formanyomtatványok, bizonylatok, illetve űrlapok esetén az adattartalmat a kívánt formátumban rögzítjük.

Tevékenységünket szigorúan szabályozott munkautasítások szerint végezzük, a szkennelés és az adatrögzítés (indexelés) minőségét a munkavégzés során folyamatosan ellenőrizzük. Tevékenységünk során nagy hangsúlyt helyezünk az iratok állagának megőrzésére, az adat- és titokvédelmi előírások betartására.

Amennyiben az elektronikusan archiválandó iratok nem hozhatók el az Ügyfél telephelyéről, akkor cégünk a teljes archiválási környezet helyszínre történő telepítésével biztosítja az archiválási szolgáltatást.

A digitalizált állományok gyors visszakeresésére és megtekintésére a cégünk által fejlesztett EuroTár© dokumentumkezelő rendszert ajánljuk. Lehetőség van a rendszer Ügyfél oldali telepítésére, vagy biztosítjuk a nálunk működő rendszerhez való biztonságos távoli hozzáférést interneten keresztül.
Vissza az oldal tetejére

Adatrögzítés

Manapság senkit nem kell meggyőzni az adatok, információk fontosságáról. Az üzleti életben a naponta keletkező nagy mennyiségű információ gyors és hatékony feldolgozása eredményesebbé és versenyképesebbé teheti egy cég működését. Az egyre gyorsabb számítógépek és az egyre intelligensebb szoftverek elektronikus adatok esetén többé-kevésbé hatékonyan kiszolgálják ezt az igényt. Az adatok, információk egy jelentős része azonban sok esetben még ma is papír alapon jelenik meg. Ahhoz, hogy a papír alapon lévő információ is hatékonyan kezelhetővé váljon, szükséges, hogy a rajta lévő információ valamilyen módon bekerüljön a számítógépes rendszerekbe. Ez történhet automatikus vagy manuális beviteli technikákkal. Cégünk mindkét adatbeviteli technikával biztosítani tudja ügyfelei részére a papír alapon lévő információk számítógépes rendszerekben való elérhetőségét.

Automatikus bevitelnél először beszkenneljük az iratokat, majd a megfelelő karakterfelismerő (OCR/ICR) programmal felismerve a papíron lévő információt, az adatokat adatbázisba mentjük. Mivel az automatikus felismerés általában nem éri el a 100 %-os felismerési arányt, azért felismerés minőségét folyamatosan ellenőrizzük, szükség esetén adatrögzítő kollégáink elvégzik a felismerési hibák manuális javítását.

Vannak természetesen olyan dokumentumok, ahol az automatikus adatbevitel nem megvalósítható. Ebben az esetben gyakorlott adatrögzítő munkatársaink végzik el az adatok számítógépes rendszerbe történő manuális bevitelét.
Vissza az oldal tetejére

Ügyviteli és iratkezelési szaktanácsadás

Napjainkban minden cég és intézmény folytat részben vagy egészben ügyviteli tevékenységet. Az ügyviteli tevékenységek jelentős része ma már modern számítástechnikai eszközökkel támogatott, ami nagymértékben növelheti ezen tevékenységek hatékonyságát. Ehhez azonban mindenképpen jól szervezett folyamatok és eszközrendszerek szükségesek, amelyek az esetek döntő többségében ügyviteli szakértelem nélkül nem alakíthatók ki az üzleti elvárásoknak megfelelően.

Az ügyviteli tanácsadás mellett felsőfokú végzettségű iratkezelési szakértőink természetesen minden dokumentumkezelési témában is segítséget tudnak nyújtani ügyfeleink részére. A szakértői konzultációk biztosítása mellett vállaljuk dokumentumkezeléssel kapcsolatos szervezési feladatok ellátását. Szakértői munkánkat a mindenkori érvényben lévő jogszabályok és törvényi előírások szerint végezzük.

Tanácsadói tevékenységünk keretében vállaljuk különböző cégek és intézmények ügyvitelének és iratkezelésének teljes körű átvilágítását. Az átvilágítás során felmérjük az egyes szervezeti egységeknél az ügyvitel és az iratkezelés rendjét, a keletkező dokumentumok minőségét és mennyiségét. Ügyfeleink számára ügyviteli és iratkezelési konzultációt biztosítunk.

A felmérést követően a felmérés eredményének kiértékelése után a megrendelő igényeinek megfelelően egy dokumentumkezelési tanulmányt készítünk, amely összefoglalja a dokumentumkezelés jelenlegi helyzetét az adott intézménynél, valamint megoldási javaslatot tartalmaz a jövőbeli korszerű elektronikus dokumentumkezelési rend, dokumentum tárolás és archiválás kialakítására vonatkozóan. A tanulmány magában foglalja a hagyományos papír alapú dokumentumok kezelését, valamint a modern számítástechnikai eszközökkel létrehozott és számítógépes adathordozókon tárolt elektronikus dokumentumok kezelését.
Vissza az oldal tetejére

Iratkezelési szabályzat és irattári terv készítése

Cégünk vállalja egy intézmény iratkezelési szabályzatának és irattári tervének elkészítését.

Az iratkezelési szabályzat teljes körűen szabályozza az intézmény iratkezelési és az iratmegőrzési rendjét, mind a hagyományos papír alapú iratokra, mind pedig az elektronikus dokumentumokra vonatkozóan.

Az iratkezelési szabályzatot szakértőinknek az iratkezelés témakörében szerzett széleskörű tapasztalataira alapozva, az ide vonatkozó törvényekben és rendeletekben meghatározott előírások figyelembe vételével készítjük el, különös figyelmet fordítva a napjainkban előtérbe került információ és adatvédelmi szempontokra.
Vissza az oldal tetejére

Archiváló dobozok többféle méretben

A cégünk által ajánlott irattároló dobozok mindegyike erősített falú, 3 rétegű, ami megfelel a nagy igénybevételnek és megvédi az iratanyagokat a por, a fény és a hő kellemetlen hatásaitól.

Speciális igények esetén egyedi méretre gyártott dobozok szállítását is vállaljuk, igény szerinti minőségben és mennyiségben. Levéltári átadáshoz savmentes levéltári dobozokat is tudunk ügyfeleink részére biztosítani.
Vissza az oldal tetejére